在溝通徹底電子化的今天，說大部份上班一族，每天編寫、回覆或閱讀電郵過百，實在絕不言過。然而很多學者郤指出，電郵的普及，只是大幅度縮減了訊息傳遞的時間，郤沒有提升訊息傳遞的效率。主要原因是因為從電郵中，我們讀不到表情，聲調及情感。寄件者容易高估了自己能通過文字表達情感的能力，同時，收件者亦容易高估了自己通過文字去理解別人情感的能力，結果可能導致跟上司、同事或客人產生不必要的誤會。以下是KORNERSTONE為大家送上的8個有關電郵使用的小貼士:
1.簡化內容
越複雜的句子，越容易被錯誤理解。
2.點列重要項
簡而清的總結，能提升閱讀及接收訊息的效率，人皆愛之。
3.當心使用感嘆號
感嘆號有警告的意思(不少人更喜歡用兩個感嘆號作句子結尾)，容易為閱讀者帶來壓迫感。故此若非必要，盡量避免。
4.不要把整句句字全大楷
全大楷有大聲叫喊的意思，除非把某些說話向對方大聲說出是你的原意，否則亦建議盡量避免。
5.文字顏色選擇溫和色調
顏色帶有情緒，如紅色會給人危險、憤怒的感覺。故此若你希望以不同顏色來強調某些內容，選擇溫和色如綠色、藍色，會比較恰當。
6.一定要有主旨
沒有主旨的電郵，很大機會不被閱讀。
7.不要隨便運用”緊急”標誌
這是狼來了的故事。若某人發出的電郵, 十居其九都有”緊急”標誌，收件者很快就不予理會。
8.按Send 前，請ProofRead
打錯字是人之常情。明顯是打錯字還好，若是會把整個意思改變的錯字，就會惹來誤會。
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