期待已久，Google 最強 AI 助手 Gemini 終於在昨日正式全面開放給所有香港用戶使用！繼昨日第一時間為大家整理 Gemini 各項重點功能「懶人包」，讓大家了解其強大之處後，相信不少讀者已迫不及待想親自嘗試各項應用。有些人會說 AI 的回應未如理想，然後疑問 AI 是否「不夠叻」。其實要令 AI 回饋更有效率且精準，下達指令（Prompting）技巧非常關鍵。Google Workspace 團隊就特別為此發布長達 71 頁官方指南《Prompting guide 101》，這本手冊就如貼心職場溝通指南，教你如何精準下指令，將 Gemini 潛力發揮至極致。
▲ 《Prompting guide 101》長達 71 頁
這本官方指南從基礎撰寫邏輯出發，針對銷售、人事、客服及管理層等多個職位，提供大量實用指令範例，更教導用戶如何將 Gemini 與 Google Docs、Google Drive 等辦公工具深度連動。今天就為大家拆解這 71 頁精華，看看如何透過一套萬用架構，令日常工作流程變得更有效率。
根據 Google 官方建議，一段有效指令必須具備四大核心架構，才能確保 AI 準確理解意圖並提供最高效率回報。
首先是「角色（Persona）」，你需要先定義 AI 身份，例如讓它化身資深專案經理；接著是「任務（Task）」，清晰指出要求它完成什麼，而且必須包含具體動詞，例如「草擬」摘要電郵。第三是「背景（Context）」，提供越多相關細節越好，例如是基於哪份附件進度表。最後則是「格式（Format）」，告訴 AI 你想要的呈現方式與語氣，例如用表格呈現或是專業簡練口吻。
舉個實際例子，如果你想構思推廣方案，千萬不要只說「幫我想幾個 promotion idea」，會溝通效率極低。正確做法是將四大元素融合：你可以告訴 Gemini 它是「一位資深市場營銷顧問」，請它針對「夏季促銷活動」構思「三個具吸引力社交媒體推廣方案」。同時說明目標客群是「20 至 30 歲追求質感年輕上班族」，並明確要求結果要以「表格形式呈現」，內容需包括方案名稱、核心內容及預期成效，語氣則要「活潑且具創意」。有了這些具體框架，AI 產出內容才會真正符合實際應用場景，大幅減少修改時間。
除了基本架構，手冊中還提到多項提升 AI 回答品質實戰技巧。首先是使用「自然語言」，我們應像對待真人同事一樣，用完整句子表達需求。如果第一次產出結果不理想，不要直接放棄，你可以把它當作連續對話，針對問題點進行修正，例如告訴它「標題太嚴肅了，請嘗試加入幽默元素」，透過不斷打磨來獲得最理想版本。
▲ Google 建議像對待真人同事一樣，用完整句子表達需求
另外，面對較複雜大型企劃，Google 強烈建議採取「分段處理」方法，先讓 AI 分析受眾，再想標題，最後才撰寫內文，避免一個指令處理全部細項，這樣能有效提升處理效率，令結果更精準。
對於經常使用雲端辦公讀者，Gemini 協作功能更是神器。你可以在對話框輸入「@檔案名稱」，讓 Gemini 直接讀取 Google Drive 裡特定檔案進行分析或總結趨勢。如果你正在使用 Gmail 或 Google Docs，也可以直接透過側邊欄叫它根據電郵內容寫回覆初稿，省去大幅構思時間。
▲ 可以在對話框輸入「@」連結 Google 其他服務
▲實試「@Google 雲端硬碟 找出我曾經做過的新聞專題」指令，之後 Gemini 直接搜尋 Google Drive 的內容，作出分析
不過要提醒大家，雖然免費版已經很好用，但只有進階付費版 Gemini 才能全面體驗與 Google Workspace 深度連動。若讀者們想更深入研究這份秘笈，可以直接點擊官方連結閱讀完整內容，提升 AI 應用實力。
最後，如果你真的不知道指令該加什麼細節，可以在指令末端加上一句「為了提供最好結果，你有什麼問題需要問我嗎？」，引導 Gemini 反向詢問你缺失資訊，確保產出內容達到最高效率。
▲ 在反問後，Gemini 會問你明確方向
撰寫指令時，很多人會以為越簡短、越像搜尋關鍵字就越「高效率」。但 Google 在官方指南指出，均長度大約是 21 個單詞（約等同於中文 30 至 40 字左右）。相比之下，大部分用戶平常嘗試的指令平均不到 9 個字。
例如用「幫我寫一封電郵」這類不到 10 個字的指令時，Gemini 因為缺乏背景資訊，只能給你一個最平庸、最大眾化的範本。而當指令長度接近「21 字法則」時，通常代表你已經在句子中加入了我們前面提到的「四大架構」。與其不斷叫 AI 修改，不如在一開始就多花幾秒鐘，將指令寫得更完整、更像在跟同事交代工作細節。
如果你覺得「四大架構」太難記，或者總是達不到「21 字法則」長度，Google 官方其實提供了一個「外掛級」解決方案，就是將 Gemini 變成你的「指令編輯器」。官方指南第 3 頁中提到，如果你使用的是 Gemini Advanced，可以嘗試在原始指令前加上一句：「Make this a power prompt」，這刻 Gemini 會變成以「AI 專家」身份幫你審視指令是否足夠清晰。Gemini 會分析你的原意，然後自動補完缺失角色設定、背景細節或格式要求，並回饋一個改良後的「Power Prompt」給你。你只需要檢查一下這個經過改良的指令是否符合心意，然後將它複製並重新貼回對話框，就能獲得比原本質素高出數倍的回覆。這對於初學者來說，是學習「如何下好指令」最快且最高效率實戰方法——讓 AI 教你如何跟 AI 溝通。
很多時候我們在辦公室與同事進行 Brainstorming，會習慣在白板上隨手寫畫各種圖表或關鍵字，但會後要將這些內容逐字打進電腦，往往非常耗時且容易出錯。
現在你只需要用手機拍下白板的相片，直接上傳到 Gemini，並輸入簡單指令如：「我剛剛同同事進行完腦力激盪，請將相片中白板的筆記轉化為文字。」 Gemini 強大的影像識別能力能即時將雜亂的手寫草稿變成結構化的數位文字。
對於經常要開會或者在外面跑的讀者，Gemini 的語音指令功能簡直是救星。無論是想找人幫手想好下一次演講的大綱，還是要總結一串長篇大論的電郵，只要按下咪高風圖標直接說話即可。而且 PDF 第 45 頁也特別提到，這個功能在手機 App 上的操作非常流暢，讓你可以利用通勤或零碎時間，透過口述指令完成摘要、回覆郵件等工作，實現真正的移動辦公效率。
AI 雖然聰明，但有時都會出現「幻覺（Hallucinations）」提供錯誤資訊。用家可以善用 Gemini 回覆下方的「Double-check response」功能。當你點擊那個「G」圖標後，Gemini 會利用 Google Search 搜尋引擎對其回答內容進行即時驗證。如果內容有搜尋結果支持，會以綠色標示；如果有衝突或找不到來源，則會以紅色或黃色提醒用家。對於需要引用準確數據、新聞或市場趨勢的辦公室用家來說，是最後一層極之重要的安全網。
這份 71 頁官方指南不僅有理論，還針對 9 種行業提供專屬指令模版，如果有興趣閱讀全文，可以到以下鏈結細讀：
https://services.google.com/fh/files/misc/gemini_for_workspace_prompt_guide_october_2024_digital_final.pdf
資料來源：Google Workspace