不經不覺 RICOH 已立足香港市場超過 50 多年，提到 RICOH，很多人都會先聯想到打印機和影印機等辦公室科技產品。數碼世界急速轉變，RICOH 深明不斷調整業務策略，才能長盛長青。近年從其推出之產品方向，以至其市場推廣之重點，都不難發現 RICOH 有意加強資源，發展其 IT 解決方案業務。有見及此，Unwire.pro 找來了 RICOH 香港市場及業務拓展部總監莊禮基，了解更多他們 2015 年的新部署。
看準企業走向雲端之機遇，RICOH 加入雲端 IT 服務行列
電子文件管理 (Electronic Document Management)、流動辦公室 (Mobile Office)、及近年逐漸流行的複合點即時協商會議 (Multi Locations Huddle Room Meeting) 等雲端相關課題，隨著雲端系統及基建的高速發展已由數年前的預料趨勢，演變成今天的當下熱話。
然而不論是大機構或是小企業，在真正踏出其雲端首步之際，難免感到猶豫。莊禮基表示不確定的啟動成本及不懂從何入手，是企業走進雲端的兩大障礙。
「雲端之好處，當然是常常聽聞，但雲端方案種類繁多，我應該如何選擇適合自己的方案？啟動成本又如何計劃？我應依憑什麼來量化引入雲端的回報？回本期又需多久？面對這個『未見官先打三十大板』的關口，換轉我是企業老闆，相信也會被難倒，以至不少企業的雲端大計，總徘徊於『積極計劃中』的階段。我們 RICOH 看到這個香港雲端市場發展及推進上的缺口及潛力，決定來個策略性資源改組，積極發展 IT 解決方案業務，成為商業客戶滿意及信賴的IT服務供應商。」莊禮基說。
中小企度身訂造，入門階雲端應用方案 – FlexiCloud
替中小企度身訂造一套高靈活度、低門檻的企業版資素雲端方案，使中小企更加了解雲端應用，是 RICOH 發展其 IT 解決方案業務中的重要環節，剛剛面世的 FlexiCloud，就是應運而生的雲端產品。
莊禮基認為 FlexiCloud 是最適合中小企的雲端服務：「FlexiCloud 之所以是中小企的理想雲端應用方案，就是其靈活性。客戶可從 4 個針對中小企的樽頸 IT 問題而設的雲端方案，跟隨各自的需要以至預算，自由揀選最適合自己的組合。而且客戶可以月費形式參加，完全消除了昂貴啟動成本的考慮。低效率的資訊科技運用，一直在規範甚至削弱中小企的發展，FlexiCloud 令中小企老闆在日常管理及帶領業務發展上，重獲應有的靈活性，釋出空間，提升生產力。」
RICOH Flexicloud 的四個雲端方案，分別為：文件管理、即時通訊、統一視像通訊、IT 系統管理及技術支援。
雲端即時通訊 － 極方便的商務版 Whatsapp
「我相信大部份人都會在 Whatsapp 等即時通訊平台商討公事，這是無可厚非的，因為這就是我們這世代最方便的溝通模式，有人甚至說，電郵也正在被取代當中。這裡引伸出兩個問題。就企業管治的角度而言，因深知即時通訊平台能提升商務溝通果效，而不設法阻止員工使用面向消費市場的即時通訊平台作商務溝通，其實是讓企業的資訊保安冒上很大的風險。原因很簡單，任何使用戶對送出後的訊息，再沒有任何形式的過問權力，別人亦不會為你操心資訊加密及管理的問題，若對話內容涉及商業機密，情況就好比把黃金放在沒有鎖上的夾萬。近年 IT 界熱門議題 BYOD （Bring Your Own Device），中心討論點大概就是這個；若就溝通效率及成效而言，面向消費市場的即時通訊平台並不為商務溝通而設，將之置於商務溝通的環境下，當然有極大進步的空間。」
FlexiCloud 包含的雲端即時通訊平台 Teamwork Messenger ，正是加入了商務溝通所需功能的企業版 Whatsapp。重點功能包括，員工通訊錄預先設置，群組管理人及成員權限設定，轉發及修改限制，機密資料保安等。「這平台在香港已被不同行業使用當中，例如金融經紀能一次過向其所有客戶發出最新的外幣兌換率，而個別客戶可透過 Teamwork Messenger 作即時回覆，其內容只會傳送到訊息發出者一人，其他群組成員是不會看到的。」 莊禮基表示，企業不可輕視員工以沒加密的社交即時通訊平台作商務溝通，在沒加密的通訊環境下，中招可以遠比想像容易。
雲端文件處理 – 隨身線上文件管理，查閱更新上載一站式
「項目團隊成員間的溝通及資訊流，經常性地要面對『一個難度，兩個陷阱』。團隊成員來自不是部門又身處不同地方，加上外出工作時間不一，要齊人開會絕不是易事，此乃難度之所在；個別成員依據舊訊息來行事，或因任何原因把重要 Update 錯過了，就很容易會把工作重覆，時間浪費了已經不值，最怕連團隊士氣也受到影響，此為兩個陷阱。」
莊禮基表示，FlexiCloud 的雲端文件管理方案是一個隨身的流動工作空間，所有項目成員通過智能手機的文管理應用程式，可隨時查閱已上載的文件，翻查過往的討論紀錄，參與實時會議，於同一文件上作即時更新等。此外，此平台更能提供線上簽署功能，最為適合大部份時間都需要流動工作的中小企老闆使用。莊氏補充，FlexiCloud 的雲端文件管理方案，能簡化及提升文件管理的 5 個階段：擷取、儲存、管理、協作和使用，在不同工作地點處理文件 ，達到 Mobile Office 的效果，其於員工工作效率方面的提升，是直接、顯著且即時的。
雲端視像統一通訊系統 – 簡單快捷流動視像通訊
Agile 模式管理近年獲廣泛推崇，主要原因是其著重靈活性的概念，能為項目進行的過程中，預留足夠的空間、彈性以至資源去包容及處理改變。可見一個能支援團隊作實時討論、商討及決策的平台，所能為項目帶來的增值效益實在非常顯著。
「近年不管是大小企業，都開始於辦公室內設置 Huddle Room，即擁有基本作報告用之設備及視像通訊系統，並可以容納 4 – 5 人的小型會議室。工作平台及配套之靈活性及其所能支援流動工作的程度，決定其存在價值。今天，傳統的定點辦公室及定時辦公時間概念已日漸模糊，項目成員身處不同地方甚至不同時區，加上經常性小組商討會議的需要日增，Huddle Room 的設置非常吻合這個大環境。FlexiCloud 的雲端視像通訊方案 UCS，絕對是 Huddle Room 內上佳的視訊通訊工具。」
莊禮基指出，RICOH 自家研發的統一通訊系統 (UCS) 的穩定性，安全性及影像清晰程度等方面，均達企業版視像通訊平台質素，只需透過互聯網及RICOH 提供的雲端平台，就隨時可跟身處多個不同地點的同事作即時互動視頻通訊。而且因它的特闊鏡頭清晰度高，內置收音咪，體積輕巧，加上其設定快速，操作簡易，就算連一些地盤工地等臨時工作地點也能使用，非常適合不同類型的流動工作環境。
雲端 IT 系統管理及技術支援 –中小企的 IT 定心丸
莊禮基表示大部份中小企都未必有足夠資源去設置一個 IT 職位，結果唯有請其他「懂 IT」的同事甚至是老闆本人，身兼 IT 部門的重任。讓商務人才去負責處理 IT 事情，尤其當事故是較複雜時，實際成本以致機會成本都有可能會以倍數增大。FlexiCloud 的第四項中小企 IT 雲端方案，IT 系統管理及技術支援服務 (R-Pass)，就是 RICOH 給中小企的「IT 定心丸」。
「我們的 IT 團隊不單在事故發生時能透過雲端作即時搶修，盡快恢復運作。透過雲端，我們遙控系統平台更能做到持續的遙距監察，當資訊系統的狀態或運作暢順程度出現異常狀況時，我們會即時收到通知，亦會隨即為客人提供相對建議及技術支援。」既能防範未然，又能隨時候命，說 R-Pass 為中小企的『IT 定心丸』，亦算是貼切。
莊禮基補充，RICOH 為中小企提供一站式雲端 IT系統管理及上門技術支援，包括 IT 基礎設置、系統集成和網絡維修等。 RICOH 現時的 IT 團隊有 50 多位成員，全部均持有相關專業資格。
十足轉型信心，來自專業 IT 團隊及強大策略伙伴
RICOH 在商業客戶心目中，是值得信賴的企業，是無用置疑的。今天，這個優質辦公室器材品牌，同時要成為一個優質 IT 服務供應商，莊禮基表示 RICOH 有決心、經驗和資源，希望能在不久將來做到理想成績。
「提供持續優質專業意見及實時技術支援，是我們對信賴並選取 RICOH 作為其 IT 雲端服務供應商的客戶所許下的承諾。現時，我們的 IT 顧問團隊已有超過 50 名成員，他們均為國際認可的 IT 專業資格持有人。此外，我們亦有強大的 IT 後勤隊伍，為客戶隨時候命。」莊氏表示，RICOH 除了公司內部之人力及物力資源，將會全面配合及支持其於兩年內成為香港其中一間領先 IT 服務供應商這個目標外，很多他們具實力的策略伙伴， 都以不同的形式跟 RICOH 合作，為 RICOH 發展 IT 服務計劃打下強心針。
「相比其他國家，香港正處於雲端應用的起步點。服務配套未能完全配合香港企業獨有的需要及形態，我認為是阻礙前向的主因。中小企佔了香港企業總數的 98%，要實現我們成為香港領先 IT 服務供應商的目標，推出高質量且能照顧中小企貼身需要的雲端產品，於我們來說極為重要，FlexiCloud 就是我們的重點頭炮。」
「此外，FlexiCloud 的門檻低，且收費靈活，讓中小企能自由選擇來淺嘗雲端應用為其業務所帶來的實際益處，及後再跟據經驗來判斷是否值得購買更高階的雲端服務。藉此，我們希望能加速香港雲端應用的發展步伐。」莊禮基表示，現階段 FlexiCloud 平台已有四項不同的雲端方案供客戶選擇，日後將會陸續增加，持續優化。
在今天節奏急速、訊息萬變的市場，資訊科技能為管理者提供多少靈活度，就是企業成敗關鍵。RICOH FlexiCloud 的服務、使用以至收費都有相當的靈活度，強調其借助雲端而為中小企業促進靈活流動管治，跟市場需求同步、吻合，值得中小企留意。
