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相信人人都認為自己很了解 Microsoft 的 Office 軟件，但自從 Microsoft 推出 Office 365 以及 Office 2016 後，已提供了不少新功能，再不是「打打字」、「加個簡報」這麼簡單。如果各位能了解更多，定能把新版 Office 的功能全面發揮，大大增加工作效率。

 

Office 365 是一個訂閱服務，用家訂閱後便可以獲得各種的 Office 程式，而且還可以享有其他優勢。對於中小企而言，基於工作需要，這些好處就顯得更為重要。

 

1. 管理員中央集權　控制用戶授權更方便

要管理員工使用 Office 的權限已變得容易，不再限於辦公室的電腦前。因為管理員無論身處何地，只需登入 office.com 便能取得所需。無論是新增還是移除員工的 Office 365 使用授權都很輕鬆，就算是控制裝置的授權也沒問題，所有的東西在一個網站就可以完成。以下就是其版面的截圖。

 

 

2. Sway 隨 Office 365 附送　營銷者恩物

Office 365 隨了提供 Word 、Powerpoint 和 Excel 之外也提供一個簡單的工具 Sway，對於營銷人員而言會是十分實用。Sway 能夠快速地建立簡報，如果想做產品匯報時，上載相片或者加入產品概覽也很容易。

你可以利用 Sway 加入多種內容，除了文字你也可以加入圖像和影片。值得留意的是 Sway 也可以加入社交媒體元素，如 Twitter 推文或者 YouTube 影片和 Google 地圖等（從內嵌中加入 HTML 碼），這樣中小企便可以更充分把握社交媒體的潮流和優勢。

而且分享給同事時也十分容易，只要把 Sway 的連結傳送給他們便可以，他們即使沒有 Sway 也能在瀏覽器看成果。當然你也可以為 Sway 檔案設定私隱，可選擇公開、擁有連結的人才可觀看或者只有自己。

現時人們會在電腦或者手機上網，因此回應式網站已成網頁制作重點。Sway 文件亦不例外是回應式的，大小亦會自動調整。此外，你也可設定 Sway 播放時的方向（如由上而下、由左至右等）。

 

3. Sales 可用新圖表　匯報更清晰

熟知 Office 的人的知道 Excel 可以用來制作圖表。在 Excel 2016 其功能更有所提升，只要在 Excel 輸入數據，就能快速地透過線性或指數函數進行預測。此外，Excel 2016 也提供新款的圖表，以助各位更清晰地表達資料統計結果。假如你的客戶需要經常地進行資料分析，像是業務分析、營業額預測或庫存管理等，這個功能就更要多加使用了。

使用 Excel 2016 來展示預測數據其實十分簡單。在上圖中，現有的數據用藍色顯示，預測的數據就會用橙色顯示。

以上是新加入的 Sunburst 圖表，比其他圖表更能反映各樣類別的支出。用來進行支出管理是不錯的選擇。

 

4. Powerpoint 也可錄影

以前要錄製熒幕需要額外的軟件，但現在 Powerpoint 2016 加入了這個功能，可以錄取整個或部分熒幕。對於中小企而言，他們的顧客服務團隊可以更有效率，特別是他們向顧客解釋軟件操作或者其他工作流程時就更方便。只要利用 Office 365 ，他們無需技術知識也可以制作影片，把它放在簡報中，甚至上傳到 YouTube 分享。

 

5. 一起修改文件　提升工作效率

雲端技術普及，只要把檔案儲存上 OneDrive 或 SharePoint，中小企團隊便可以在網上一起修改 Word 、 Excel 和 Powerpoint 文件，與以前「一個人改完才到下一個改」方便得很。如果要在匯報或會議時想快速地修改就可以更方便了。值得留意的是，員工不但可在網上共同修改，更可以在軟件上進行。

 

6. 1人多機也沒問題　簡易安裝達 15 部裝置上

現時工作再不限於辦公室，員工海外工作也是常見；再者員工擁有愈來愈多裝置，因此在手機或者平版電腦工作已成趨勢。事實上，訂閱 Office 365 後每人可以在不同裝置安裝 15 次，除了 Windows 外 Android 和 Mac 也可以；而且程式還可自動保持更新：當他們更新至 Office 2016 後，其他的流動平台如 Android 、 iOS 、Windows 10 等的 Office 程式也會自動更新，確保文件他不同裝置也能正確地顯示。

 

7. 轉 PDF 無難度

以前修改 PDF 文件會難倒不少人，因為要安裝專換器把文件轉做 doc 格式；即使轉換到也可能會造成走位或亂碼的情況。但現在透過 Office 365 人們便可以透過 Word 來開啟 PDF 檔案甚至作出修改。

 

8. 活用 Excel 問卷收集資料　制作圖表更省時

如果中小企想了解客戶需要，使用網上問卷是有效的方法，但網上有這麼多選擇，哪一個才簡單有效？其實我們只需用 Excel 問卷便可。只要到 OneDrive 選擇「新增」 ->「 Excel 問卷」，就能夠草擬各類問題。

你可以設定問題，問題的類別（如文字題、選擇題等），以及問題是否必答。當你準備好了，就可以把問卷的連結傳送給其他人，讓他們填寫。

既然名字叫做 Excel 問卷，功能當然與 Excel 有關。 其實當你在制作問卷時已建立了 Excel 檔案，當人們在填寫問卷時可即時看到答案在活頁薄出現。最後，你當然可以用這些資料制作圖表，把資料轉化為有用的資訊。

 

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假如各位想了解更多功能，其實可以到 Office 365 官方網站或者致電 2388 9600 。事實上，各位亦可直接於網上購買，Office 365 提供多個購買方案，各位可視乎需要而決定。

此外，如果各位對 Surface Pro 4 有興趣，更可以選購商務優惠套裝，除了能獲得 Office 365 商務版一年，更包括 3 年保養服務，總共高達 88 折優惠，優惠只到 12 月 20 日；你也可以獲得 Minipresso 手壓濃縮咖啡壺乙個（價值HK$499），詳細資料可參閱以下圖片或者到 http://www.microsoft.com/hk/smb/ 查閱。